Một vòng đời dự án cơ bản trên góc nhìn của một BA

Trước khi đi vào chi tiết các công việc mà một BA cần thực hiện, chúng ta nên cùng nghía lại chuỗi các công việc trong một dự án, dưới góc nhìn của chúng ta- Những BA!

Trước tiên, một dự án nói chung được hiểu là  một tập hợp theo chuỗi các công việc để đưa ra 1 kết quả gì đó, việc phân tích hoạt động kinh doanh là một phần trong vòng đời của dự án. Mặc dù mỗi dự án sẽ có những điểm khác biệt nhưng nói chung, trên góc nhìn của một BA, sẽ đều có chung chuỗi các công việc cơ bản như sau:

1. Lên bản kế hoạch dự án

Chúng ta sẽ tạo ra một bản kế hoạch công việc dự án ít nhất là có nghĩ về cách thức tiếp cận phân tích.

2. Đề ra phạm vi của dự án

Phạm vi các giới hạn của dự án và các phần nghiệp vụ cần thiết / không cần thiết phải đưa ra thành giải pháp. Công việc này bao gồm việc làm sang rõ các cơ hội hay vấn đề trong các nhu cầu của công ty.

3. Khơi gợi, phân tích và thảo luận về các yêu cầu chi tiết

Đây chính là công việc quan trọng nhất của một BA trong dự án. Chúng ta cần hiển được nhu cầu nghiệp vụ thực tế và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề nghiệp vụ, từ đó thảo luận về các yêu cầu chi tiết cùng các bên liên quan.

4. Thiết kế giải pháp

BA không phải những người có trách nhiệm chính cho công việc này, chính xác hơn việc của chúng ta là hỗ trợ team thiết kế giải pháp trong dự án. Đương nhiên trong các dự án nhỏ không có các vị trí như Solution Architect, Solution Designer,… thì có thể chính chúng ta phải hỗ trợ cùng đội phát triển (Development Team) cùng nhau xác định vấn đề và đưa ra giải pháp thực thi.

Một số dự án xây dựng dựa trên hành trình khách hàng (Customer Journey), mang tính cải thiện trải nghiệm khách hàng (Customer Experience) chúng ta có thể thực hiện A-B testing để kiểm tra phần đông khách hàng/ người sử dụng hài lòng hơn với giải pháp nào và thu thập thêm các ý kiến để cải thiện giải pháp.

5. Thực hiện giải pháp

LÀM THỬ ➠ SAI ➠ RÚT KINH NGHIỆM ➠ LÀM LẠI

Sau khi bước thiết kế giải pháp đã hoàn thành, nghĩa là team đã có Giải pháp được cho là khả thi, phù hợp năng lực xử lý hiện tại của con người và hệ thống, đáp ứng được các yêu cầu về pháp lý. Chúng ta tiến hành “xây”, biến giải pháp, những cải thiện về các chỉ số ROI, TAT, CSAT, FTR,... trên giấy thành hiện thực. Đến đây chúng ta có thể bàn về nguồn lực của đội phát triển: Nhân lực thuộc nguồn lực trong công ty hay thuê ngoài? Thời gian phát triển là bao lâu?...

Nhưng gượm đã, có câu nói rất hay như thế này: “Đừng phát minh lại chiếc bánh xe”. Vậy chúng ta có nên tự phát triên hay mua các giải pháp đã có sẵn trên thị trường? Trên thực tế đây để tìm được câu trả lời chúng ta sử dụng một kỹ năng quan trọng của BA, Benchmarking để tìm ra gap trên thị trường so với giải pháp của công ty mình. Ngoài ra trong quá trình so sánh chúng ta còn nhận được nhiều gợi ý từ sản phẩm đi trước để bổ sung thêm yêu cầu hay cải thiện giải pháp để tối ưu hóa nó.

Vậy đương nhiên nếu đã có sản phẩm trên thị trường có chất lượng tốt, đã được kiểm chứng và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp chúng ta + giá cả hợp lý thì tại sao không mua chứ. (Nhưng bạn biết đấy, Đời không như mơ!)

6. Kiểm thử giải pháp

Dù mua hay xây dựng theo các thiết kế giải pháp thì chúng ta cũng cần phối hợp với các bên liên quan để kiểm soát chất lượng sản phẩm được tạo ra. Với việc xây dựng phần mềm nói riêng, BA sẽ cần phối hợp chặt chẽ với đội kiểm thử (Test/QA/QC team) bằng việc đưa ra các “Tiêu chuẩn nghiệm thu” (Acceptance criteria) và kiểm soát kết quả qua báo cáo hoặc trực tiếp “nhúng mũi” vào việc kiểm thử hệ thống, chúng ta sẽ đảm bảo phần nào việc giải pháp có đúng với yêu cầu nghiệp vụ đã được khảo sát trước đây trong phạm vi dự án hay không!

7. Triển khai thực tế

Trong mô hình phát triển phần mềm thực tế mà doanh nghiệp chúng ta vẫn hay làm, nếu bạn để ý trên hình chúng ta có thể thấy:

- 21% là tỷ lệ thành công 

- 42% cần cải thiện mới may ra đáp ứng được yêu cầu thực tế

- 37% bị đá ra cửa vì "Chỉ tổ phí tiền"

Trên thực tế để đến được bước 7 này, dự án đã vượt lên 37% số projects đã “FAILED” bới 1000 lý do tại 6 bước trên:

- Kế hoạch xây dựng và triển khai không chính xác gây nhỡ mất cơ hội kinh doanh (Underestimate)

- Yêu cầu lấy được không thực sự là nhu cầu của doanh nghiệp, điều mà dự án đang hướng tới.

- Kinh phí vượt nhiều lần so với giả định trước

- Đội phát triển xây dựng sản phẩm không đúng như phân tích, mô tả.

- Có sự sai khác quá lớn giữa môi trường vận hành giả định và thực tế…

Quay lại với việc triển khai, trước hết chúng ta đã hoàn toàn đảm bảo được rằng:

- Giải pháp hoàn toàn phù hợp, đáp ứng và giải quyết được các vấn đề hiện hữu của nghiệp vụ. 

- Đã xây dựng kế hoạch triển khai  (triển khai theo vùng/ đơn vị thí điểm hay triển khai đồng loạt, …)

- Hạ tầng kỹ thuật, kết nối mạng,…

- Các tài liệu hướng dẫn sử dụng và vận hành hệ thống,…

Trong giai đoạn này, nhiệm vụ của BA là hướng dẫn người dùng thích ứng với những sữ thay đổi trong quy trình vận hành, sử dụng thực tế có thể diễn ra. Và truyền đạt được những lợi điểm mà dự án mang lại để tạo sự đồng thuận sử dụng cao.

8. Review cuối dự án.

Sau khi đã được triển khai thành công, chúng ta cần đảm bảo là những mục tiêu ban đầu trong kế hoạch cần phải đặt được. Nếu không, tương tự như mọi cuộc “họp Quốc hội”, chúng ta cần chỉ ra điểm chưa hoàn thiện, độ rộng gap trên thực tế so với mục tiêu. Tìm ra nguyên nhân gốc rễ và cải thiện trong các dự án tiếp theo.