Tổ chức những cuộc họp hiệu quả hơn cùng Product Lead PayPal

Ở bài viết này, tôi muốn chia sẻ hai kinh nghiệm mình học được sau khi phải làm việc cùng các bên liên quan (engineer, designer, data science, business development, legal, marketing, ...) với số lượng không đếm xuể các buổi họp, gặp mặt khi làm ở vị trí Product Manager.

1. Cuộc họp nào cũng cần phải có agenda

Có nhiều cuộc họp khiến bạn phải đặt thêm lịch họp vì cuộc họp hiện tại không đưa ra được kết quả, hoặc khiến người tham gia rời đi từng người một vì họp quá lâu và họ còn việc khác. Kinh nghiệm tôi học được khi chủ trì nhiều cuộc họp với chủ đề và mục đích khác nhau chính là phải đưa ra cụ thể mục tiêu cần đạt và chủ đề chính cho tất cả các cuộc họp từ trước.

Nếu có agenda (chương trình nghị sự) rõ ràng từ đầu, sẽ không cần phải họp hai lần cùng một chủ đề và cũng hạn chế được chuyện lố giờ. Thường thì tôi là người phụ trách việc dẫn dắt buổi họp và chuẩn bị agenda.

Tôi bắt đầu các buổi họp với những câu đại loại như: 

• "Đây là agenda của buổi họp hôm nay và tôi hi vọng chúng ta sẽ đạt được hai mục tiêu như sau sau buổi họp này ..."
• "Thông qua buổi họp này, tôi hi vọng chúng ta có thể đạt được hai mục tiêu đó là ..."

2. Dù vấn đề là gì, PM cũng nên là người dẫn dắn tiến trình giải quyết vấn đề

 

Khi quản lý một product, sẽ có nhiều vấn đề cần họp với các bên liên quan khác nhau để giải quyết như bàn data schema với data scientist, hoặc API architecture với developer, ... Tất nhiên là các bên liên quan đều là chuyên gia trong lĩnh vực của họ nên cần phải lắng nghe gợi ý và giải pháp từ họ, nhưng cũng cần phải kết hợp với tầm nhìn bao quát của PM về product để phân tích vấn đề.

Trong quá trình giải quyết vấn đề với developer/designer, PM nên là chất xúc tác để thúc đẩy tiến trình chứ không nên là người có tiếng nói lớn nhất. Vì PM là người có cái nhìn bao quát nhất về product, PM nên là người trình bày vấn đề cần giải quyết.
Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị trước giải pháp của bản thân là để đẩy nhanh tiến trình trao đổi. Như có nhắc ở trên, tôi thường là người chịu trách nhiệm dẫn dắt các cuộc hợp. Trước các buổi họp tôi thường bắt đầu như sau:

• "Đây là tóm tắt vấn đề hiện tại chúng ta đang gặp phải, tôi có 2 ý tưởng để giải quyết nhưng tôi muốn nghe suy nghĩ/quan điểm của mọi người trước khi chia sẻ giải pháp của tôi."
• "Về cơ bản vấn đề chúng ta gặp phải là như sau... Tôi có vài ý tưởng về giải pháp nhưng tôi muốn nghe các developer chia sẻ trước khi tôi nói." 

Nếu nói ra giải pháp của bản thân trước, bạn sẽ làm ảnh hưởng tới góc nhìn của các bên liên quan. Vậy nên hiệu quả nhất là giải thích vấn đề, cho họ biết rằng mình có chuẩn bị giải pháp để thúc đầy việc trao đổi, sau đó lắng nghe suy nghĩ của họ và cuối cùng là so sánh với giải pháp bạn đã chuẩn bị để đi đến giải pháp vừa phù hợp với các bộ phận, vừa bám sát với toàn diện sản phẩm. Việc này cũng giống như đi mua thuốc, thay vì nói "Tôi bị đau bụng. Bán thuốc abc cho tôi đi." thì nên nói "Tôi bị đau bụng. Tôi nên uống thuốc gì?" Người quản lý hiểu rõ về product nên nói về vấn đề của product trước và hỏi ý kiến chuyên gia để cùng giải quyết vấn về